مشمولانی که ادعای کفالت پدر، مادر، خواهر و ... را دارند پس از مطالعه ضوابط مربوطه در سایت سازمان وظیفه عمومی ناجا می‌توانند مدارک زیر را پس از تأیید نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در کشور محل اقامت و اداره گذرنامه و روادید وزارت امور خارجه (واقع در ساختمان شماره 3) شخصاً، توسط پدر و مادر و یا وکیل خود به سازمان وظیفه عمومی ناجا واقع در (تهران - میدان سپاه )تحویل دهند.
مشمول مدعی کفالت: کفیل
شخصی که مشمول مدعی کفالت او است: مکفول
مدارک مورد نیاز :
- تکمیل فرم های درخواست معافیت کفالت مبنی بر تأیید وضعیت خانوادگی و صحت ادعای مشمول که به امضاء سه نفر از بستگان وی رسیده باشد. در مواردی که فرد بستگانی در خارج از کشور ندارد، پس از تکمیل و ارسال مدارک، شهود می‌توانند ضمن اعلام نسبت با مشمول، قسمت مربوطه را در ایران تکمیل نموده و سپس به تأیید یکی از دفاتر اسناد رسمی‌برسانند.
- ارائه اصل شناسنامه جدید پدر و مادر مشمول و فتوکپی از کلیه صفحات، و یا گواهی فوت پدر و یا طلاقنامه مادر
- ارائه اصل شناسنامه جدید خواهران و برادران مشمول و فتوکپی از کلیه صفحات، و یا گواهی فوت
- ارائه دو قطعه عکس جدید پدر و مادر مشمول، 4*3 تمام رخ، بدون کلاه، عینک تیره و پشت نویسی شده، برای خانمها با رعایت حجاب کامل اسلامی
- ارائه اصل شناسنامه جدید همسر و یا همسران دیگر پدر و فتوکپی از کلیه صفحات آن، و یا گواهی فوت آنها
- ارائه اصل شناسنامه جدید مشمول و یک سری فتوکپی از کلیه صفحات آن حتی صفحات سفید
- چهار قطعه عکس جدید مشمول، 4*3 تمام رخ، بدون کلاه، عینک تیره و پشت نویسی شده
- ارائه اصل گذرنامه معتبر ایرانی مشمول و یک سری فتوکپی خوانا از تمام صفحات آن حتی صفحات سفید
- ارائه اصل و کپی آخرین مدرک تحصیلی و گواهی اشتغال به تحصیل در صورت تحصیل مشمول
- ارائه اصل و کپی کارت شناسائی ملی
- ارائه اصل و کپی مدرک اقامتی مشمول
- تنظیم وکالت نامه توسط مشمول از طریق سامانه میخک برای پیگیری پرونده در وزارت امور خارجه و سازمان نظام وظیفه (پدر و مادر نیاز به وکالت نامه ندارند )
راهنمای تکمیل برگ درخواست معافیت کفالت وبرگ تایید درخواست معافیت (فرم درخواست معافیت کفالت) ویژه مشمولان ایرانی مقیم خارج از کشور
الف- مشخصات مشمول:
- مشمول با ارسال مدارک به سفارت، تقاضای خود را برای بهره مندی از معافیت کفالت مطرح و پس از دریافت برگ درخواست معافیت از نمایندگی، نسبت به درج مشخصات سجلی، تحصیلی، اقامتی و سایر اطلاعات خواسته شده، در محل مربوط در فرم درخواست معافیت کفالت اقدام و با امضا و اثر انگشت آن را تایید می نماید و متصدی امور کنسولی ضمن رویت اصل مدارک مانند شناسنامه،گذرنامه، مدرک تحصیلی، مدارک اقامتی و....، علاوه بر کنترل و تطبیق اطلاعات ثبت شده در فرم، اقامت مشمول در خارج از کشور را نیز احراز می نماید.
- نوع معافیت کفالت، بر اساس ماده (44) قانون خدمت وظیفه عمومی مانند معافیت یگانه فرزند پسر بالای 18 سال، یگانه نوه پسر بالای 18 سال، پدر دارای کهولت سن، مادر فاقد شوهر (مطلقه) و ... توسط مشمول تعیین و در محل مربوط درج می‌گردد.
- عکس مشمول در محل مربوط بر روی فرم درخواست معافیت کفالت الصاق و به مهر نمایندگی ممهور می‌گردد.
ب- مشخصات بستگان مشمول :
- مشخصات کلیه اعضای خانواده مشمول شامل پدر، مادر، برادران و خواهران (اعم از مجرد یا متاهل- تنی یاناتنی) به طور کامل و دقیق و برابر اطلاعات شناسنامه‌ای توسط مشمول در محل مربوط در فرم درخواست معافیت کفالت درج می‌گردد و در صورتی که مشمول متقاضی معافیت کفالت جد و یا جده باشد، علاوه بر درج مشخصات جد یا جده باید مشخصات کلیه فرزندان جد یا جده و مشخصات کلیه نوه‌های آنان نیز در جدول مذکور درج گردد.
- متصدی امورکنسولی ضمن رویت اصل شناسنامه‌های مربوط به بستگان مشمول، نسبت به کنترل و تطبیق اطلاعات ثبت شده در جدول اقدام خواهد کرد.
ج- مشخصات گواهان:
سه نفر از بستگان مشمول با حضور در سفارت ضمن درج مشخصات خود در محل مربوط فرم درخواست معافیت کفالت، صحت ادعای مشمول در خصوص کفالت درخواستی را با امضا و اثر انگشت تایید می نمایند. متصدی امور کنسولی نسبت به تفهیم مفاد ماده(60) قانون خدمت وظیفه عمومی در مورد مجازات شهادت کذب، گواهی خلاف واقع و مکتوم داشتن حقیقت به گواهان اقدام و آنان را نسبت به موضوع توجیه می نماید.
د- اظهاریه بستگان مشمول:
- هریک از بستگان مشمول شامل پدر، مادر، برادر، خواهر، پدربزرگ و مادربزرگ که مقیم خارج ازکشور بوده و مشمول حسب مورد تقاضای کفالت آنان را دارد، با حضور در سفارت و حسب مورد ردیف‌های 1 تا 6 در قسمت مربوط در فرم درخواست معافیت کفالت را علامت زده و با امضا واثر انگشت آن را تایید می‌کنند.
- هر یک از بستگان مشمول (پدر، مادر، برادر، خواهر، پدربزرگ ومادربزرگ) که مشمول حسب مورد تقاضای کفالت آنان را دارد می‌بایست برای احراز اقامت در خارج، ردیف (7) را نیز تکمیل نمایند.
ر- گواهی نمایندگی جمهوری اسلامی ایران:
- مشمول، بستگان مشمول مقیم خارج و گواهان می‌بایست با حضور در سفارت، ضمن تکمیل فرم، اظهارات خود را با در حضور متصدی کنسولی امضا و اثر انگشت تایید کنند.
- متصدی امور کنسولی ضمن رویت و بررسی مدارک هویتی اشخاص، نسبت به احراز هویت مشمول و گواهان و همچنین احراز هویت و اینکه بستگان مشمول در قید حیات هستند، اطمینان حاصل نموده و مراتب را با درج امضا و مهر در محل مربوط گواهی نماید. همچنین یک قطعه عکس تمام رخ بستگان مشمول (مکفول: شخصی که مشمول مدعی کفالت وی است ) در محل مربوط در فرم درخواست معافیت کفالت الصاق و به مهر نمایندگی ممهور می‌شود.
- مدارک مورد نیاز به تناسب نوع معافیت – که بر اساس مندرجات دفترچه راهنمای خدمت وظیفه عمومی قابل تعیین است- از مشمول اخذ و کلیه مدارک برابر با اصل شده و ممهور به مهر نمایندگی می‌شود.